Die Auditdurchführung bildet den Kern des gesamten Auditprozesses und entscheidet maßgeblich über dessen Aussagekraft und Nutzen. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Audits mit unserer AuditCloud effizient, objektiv und praxisnah umgesetzt werden können.
Die einzelnen Funktionen werden nachfolgend vorgestellt. Falls in der Audit Vorbereitung ein Self-Assessment ausgewählt wurde, verändern sich hier einzelne Funktionen und Beschriftungen.
Vorbereitung des Self Assessments
Audit Durchführung beenden
1 - Self-Assessment abschließen
Um die Audit Durchführung abzuschließen muss das Self-Assessment beendet werden.
Wenn Sie das Self-Assessment schon frühzeitig abschließen wollen, ist dies über den dazugehörigen Button möglich. Es ist Externen nun nicht mehr möglich auf das Self-Assessment zuzugreifen und dieses durchzuführen.
2 - Link kopieren und QR-Code
An dieser Stelle ist es möglich den Link zum Self-Assessment Portal zu kopieren, oder dieses direkt über den daneben befindlichen QR-Code zu öffnen. Nutzer mit Freigabe zum Self-Assessment erhalten den Link automatisch per E-Mail.
3 - Bestehende Nutzer-Freigaben anpassen
Wenn Sie bereits Nutzern die Freigabe zum Self-Assessment erteilt haben, ist es hier möglich die entsprechenden Berechtigungen wieder zu entziehen. Mit einem Klicken auf das X werden Nutzer aus dem Self-Assessment ausgeschlossen, mit einem Klicken auf den Pfeil kann die Freigabe neu erteilt werden.
4 - Nutzer-Freigabe hinzufügen
Wenn Sie „Self Assessment starten“ ausgewählt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Nutzer für die Bearbeitung freigeben können. Hier können Sie bestehende Personen mit Login oder Externe hinzufügen. Außerdem wird ein Link für Ihr Self-Assessment erstellt. Der Nutzer wird über das Self-Assessment per E-Mail informiert.
Das AuditCloud-Portal mit dem Self-Assessment kann nun über einen Direkt-Link in der E-Mail oder den Zugangslink/ den QR-Code in der AuditCloud erreicht werden:
Weitere Information bezüglich des Login-Prozesses finden sie hier: Das Self-Assessment .
Self-Assessment durchführen
Nachdem Sie den Login-Prozess vollständig durchlaufen haben, ist es nun möglich, das Self-Assessment zu bearbeiten. Viele der gegebenen Funktionalitäten ähneln denen aus dem Kapitel
1 - Sprache wechseln
Bei mehrsprachigen Fragenlisten (Deutsch und Englisch) können Sie über das Zahnrad bei Ihrem Benutzer die Sprache ändern.
2 - Anforderungen durchsuchen
Wie Sie es bereits aus der Durchführung kennen, lassen sich hier alle Fragen durchsuchen.
3 - Filtern und sortieren
Während des Self-Assessments lassen sich ebenfalls Anpassungen bei der Sortierung oder beim Filtern vornehmen.
4 - Bulk-Anzeige von Zusatzinformationen
Hier lassen sich zusätzliche Informationen wie Tags, Hinweise, erforderliche Nachweise oder Links für alle Fragen gleichzeitig anzeigen oder ausblenden.
5 - Antwort erfassen
Ähnlich zu den Feststellungen in der Durchführung, können einer Antwort im Self-Assessment Bild- und Tondateien sowie alle weiteren Dateitypen angehängt werden.
Vergessen Sie nicht über den Speichern-Button ihre Antwort abzuspeichern. Mit Abspeichern wird die Antwort direkt im Audit angezeigt.
Mit „Nachweis vermerken“ können Sie einen Nachweis an Ihre Antwort anhängen. Dieser lässt sich danach einfach umbenennen, indem Sie auf ihn klicken.
6 - Self-Assessment beenden
Schließen Sie das Self-Assessment ab, sobald Sie fertig sind.