Qualifikationsverwaltung in der AuditCloud
Qualifikationen erstellen
Um eine neue Qualifikation zu erstellen, wechseln Sie zunächst auf den Home-Bildschirm und klicken links im Menü auf Verwaltung. In der entsprechenden Kachel rechts unten öffnen Sie die Qualifikationsverwaltung. Über den Button links oben können Sie eine neue Qualifikation anlegen.
In der geöffneten Maske vergeben Sie zunächst einen Namen für die Qualifikation. Optional können Sie zusätzlich eine Beschreibung hinterlegen. Nach dem Speichern ist die grundlegende Qualifikation erstellt, beispielsweise „VDA 6.3“.
Im nächsten Schritt definieren Sie, welche Standards diese Qualifikation umfasst. Ordnen Sie die Qualifikation dem gewünschten Standard zu. Zusätzlich können Sie festlegen, ob die Qualifikation für Lead Auditoren und Co-Auditoren gilt oder ausschließlich für die Rolle des Co-Auditors.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Einschränkungen zu definieren. So können Qualifikationen an bestimmte Länder, Regionen, Regierungen oder Standorte gebunden werden. Die Auswahl erfolgt aus den in Ihrer Audit-Cloud hinterlegten Stammdaten. Nach dem Speichern ist die Qualifikation vollständig eingerichtet und erscheint in der Übersicht der Qualifikationsverwaltung.
Zuordnung der Qualifikationen zu den Auditoren
Um Qualifikationen einzelnen Auditoren zuzuweisen, wechseln Sie in der Qualifikationsverwaltung in den Reiter Auditoren. Dort erhalten Sie eine Übersicht aller angelegten Auditoren.
Wählen Sie den gewünschten Auditor aus und fügen Sie die entsprechende Qualifikation hinzu. Anschließend können Sie Einschränkungen definieren. Dabei ist sowohl eine Einfachauswahl als auch eine Mehrfachauswahl möglich. So können Sie beispielsweise eine Qualifikation auf das Land Deutschland, die Schweiz oder auf beide Länder gleichzeitig beschränken.
Verzahnung der Qualifikationsmatrix im Audit
Die hinterlegten Qualifikationen greifen direkt bei der Planung eines Audits. Legen Sie dazu auf dem Home-Bildschirm ein neues Audit an. In den Metadaten wählen Sie zunächst die relevanten Rahmenbedingungen, beispielsweise das Land.
Wenn Sie anschließend im Feld „Lead Auditor“ eine Auswahl treffen, wird Ihnen eine Übersicht aller Auditoren angezeigt. Besonders hervorgehoben sind dabei die Auditoren, die über die passende Qualifikation für die gewählten Kriterien verfügen.
Ändern Sie beispielsweise das Land in den Metadaten und öffnen erneut die Auswahl des Lead Auditors, werden nur die Auditoren als qualifiziert angezeigt, die für dieses Land entsprechend hinterlegt sind. Sind keine passenden Qualifikationen vorhanden, werden keine qualifizierten Auditoren angezeigt. Es bleibt jedoch weiterhin möglich, aus der Gesamtliste aller Auditoren auszuwählen.
Durch die Nutzung der Qualifikationsverwaltung entfällt die Pflege umfangreicher Excel-Listen. Qualifikationen können zentral in der Audit-Cloud verwaltet und gezielt einzelnen Auditoren zugeordnet werden.