Verkürzter Workflow in der AuditCloud
Einführung in den verkürzten Workflow
Zusätzlich zum etablierten Audit-Workflow unterstützt die AuditCloud nun auch stark verkürzte Prozesse. Vorbereitung, Anforderungskatalog und Agenda sind dabei bewusst ausgelassen, sodass der Fokus ganz auf Feststellungen und dazugehörige Maßnahmen liegt. Deshalb ist dieser verkürzte Workflow besonders für Lieferantenbesuche, Reklamationen, internes Fehlermanagement und vieles mehr geeignet. Ihnen stehen auch mit verkürztem Workflow alle Konfigurationsmöglichkeiten in der Metadaten, Feststellungstypen und Maßnahmenrichtlinien zur Verfügung.
Der Bericht der externen Stelle kann angehangen werden und ist somit als mitgeltende Information zu jederzeit des Workflows abrufbar. Der Bericht basiert damit nicht mehr auf den gestellten Fragen und Anforderungen, sondern nur auf den dokumentierten Feststellungen und Maßnahmen.
Feststellungen dokumentieren
Der verkürzte Workflow erlaubt ein komplett Anforderungsunabhängiges dokumentieren von Feststellungen. Feststellungen können einfach durch das “+”-Symbol hinzugefügt werden. Innerhalb der Feststellung können Anhänge, Tags usw. dokumentiert werden. Das Feststellungstypenset lässt sich, wie in allen anderen Auditprogrammen auch, anpassen.
Maßnahmen erstellen
Maßnahmenvorgänge können wie gewohnt hinzugefügt werden. Wie bei allen anderen Auditprogrammen lassen sich die Maßnahmentypen und Maßnahmenworkflows anpassen. Die Maßnahmenvorgänge starten automatisch, sobald die Problembeschreibung abgeschlossen ist und die Phase der Maßnahmenumsetzung beginnt. Natürlich ist ein manueller Start der Maßnahmen zu jedem Zeitpunkt möglich.
Bericht vorbereiten
Die Problembeschreibung kann abgeschlossen werden, wenn alle Feststellungen und Maßnahmen dokumentiert sind. Hierzu auf die violette Schaltfläche klicken. Es öffnet sich der Dialog zum Bericht vorbereiten. Hier muss nur noch das Durchführungsdatum ergänzt werden. Das Fazit ist optional und kann damit auch übersprungen werden.
Maßnahmenumsetzung
Innerhalb der Maßnahmenumsetzung können Maßnahmen umgesetzt werden. Die Konfigurationsmöglichkeiten, wie z.B. Mailerinnerungen und Maßnahmenworkflows, sind identisch zu denen in anderen Auditprogramen. Der Aktionsplan kann nach Bedarf über die Schaltfläche oben links “Aktionsplan exportieren” heruntergeladen werden. Ebenfalls ist das Teilen mit externen Personen über unser Portal möglich.
Abschließen und archivieren
Nach erfolgreicher Bearbeitung aller Maßnahmen kann abgeschlossen und archiviert werden. Nach dem Festschreiben kann nichts mehr an den Feststellungen oder Maßnahmen verändert werden.
Im abgeschlossenen Zustand kann nun der Bericht heruntergeladen und eine Zusammenfassung der Ergebnisse betrachtet werden.